Простое объяснение с примерами, как применить в работе и повседневной жизни матрицу Эйзенхауэра + шаблон для заполнения — Edvisor

Что такое матрица Эйзенхауэра и как с ее помощью расставлять приоритеты.

Содержание

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Этот инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:  

  1. срочные и важные;
  2. важные, но не срочные;
  3. срочные, но не важные;
  4. не срочные и не важные.

Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.

Если представить матрицу Эйзенхауэра в виде картинки, то она будет выглядеть так:  

Значение квадрантов в матрице

Задачи распределяются по конкретным квадрантам, которые в свою очередь определяют, когда и как долго вы можете выполнять задачу. 

  • Квадрант I — «Сделайте это немедленно» (срочные и важные)

Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. Они имеют жесткие сроки и должны выполняться прежде всего остального и лично.   

  • Квадрант II — «Решите, когда вы это сделаете» (важные, но не срочные)

Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. При этом задачи имеют определенный дедлайн и тоже выполняются лично.

  • Квадрант III — «Делегируйте кому-нибудь» (срочные, но не важные)

В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. Квадрант III помогает минимизировать то, что отвлекает от важной работы. Благодаря делегированию вы можете сосредоточить внимание на более серьезных вещах.

  • Квадрант IV — «Сделайте это позже» (не важные, не срочные)

Действия, попадающие в квадрант IV, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. Эти дела отнимают время и мешают выполнять более важные задачи, которые вы вносите в первые два квадранта. 

Выбор цвета для матрицы

Назначьте каждому из квадрантов матрицы цвет и свяжите его с уровнем приоритета.

Например:

Красный = срочно.

Желтый = важно, но не очень срочно.

Зеленый = срочно, но не важно.

Серый = не срочно, не важно.

В процессе использования матрицы для профессиональных целей вы увидите, что большинство задач попадают в квадранты I и III. Самый значимый результат приносят действия из квадранта II, потому что это бизнес-цели, которые влияют на долгосрочный успех бизнеса, при этом они редко классифицируются как срочные.

Сложнее всего понять то, что отвлекает вас от запланированного курса. Но если вы справитесь с этой фундаментальной проблемой управления временем, то избавитесь от мыслей о зря потерянных часах. Задайте себе два вопроса, чтобы определиться с долгосрочными стратегиями в принятии решений:

  • Когда вы будете заниматься важными, но не срочными задачами?
  • Когда вы сможете потратить время на решение важных задач, прежде чем они внезапно станут срочными?

Стоит помнить о том, что иногда задачи из одного квадранта неожиданно попадают в другой. Если возникнет чрезвычайная ситуация, ваши приоритеты изменятся. Например, вы владеете небольшим бизнесом, звонит недовольный клиент и просит связать его с менеджером из-за задержки с доставкой. Эта проблема сразу же станет выше других элементов в матрице.

Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:

  1. Списки дел облегчают жизнь. Убедитесь в том, что при распределении задач вы задаете правильные вопросы, которые помогают определить, что нужно выполнить в первую очередь. Ключевой признак — приоритет.
  2. В каждый квадрант можно добавлять много действий и задач, однако лучше, чтобы максимальное количество не превышало более восьми элементов. Иначе вы будете отдаляться от главной цели — завершения задачи.
  3. Создавайте отдельные матрицы для профессиональной и личной жизни.
  4. Только вы можете определить уровень приоритета элементов в своем списке. Каждое утро начинайте со списка дел из матрицы, и уже к концу недели вы увидите результат.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Чтобы упростить процесс распределения задач, используйте шаблон, разработанный сервисом Evernote:

Матрицу Эйзенхауэра можно перевести в программу для управления проектами Trello. Составьте список дел для каждой из четырех досок (= квадрант) и сделайте отдельную доску «Входящие», куда будут поступать все задачи до распределения по квадрантам. Это позволит вам визуально оценивать свою нагрузку.

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, помогающий избежать состояния аналитического паралича, которое возникает каждый раз, когда вы даже не знаете, с чего начать. 

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Матрица расстановки приоритетов

Стратегия Эйзенхауэра для принятия действий и организации ваших дел проста. Используя приведенную ниже матрицу решений в своём тайм-менеджменте, вы разделите свои действия на основе четырех возможностей.

Матрица расстановки приоритетов Матрица расстановки приоритетов

  1. Срочно и важно – задачи, которые следует выполнять немедленно.
  2. Важно, но не срочно – задачи, которые нужно запланировать сделать позже.
  3. Срочно, но не важно – задачи, которые лучше делегировать кому-то другому.
  4. Ни срочно, ни важно – задачи, которые вы лучше не выполнять вовсе.

Самое замечательное в этой матрице это то, что её можно использовать для крупномасштабных задач повышения производительности – «Как я должен проводить своё время каждый месяц года?» И для небольших ежедневных планов – «Что мне сделать прямо сейчас?».

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – это один из инструментов для расстановки приоритетов в соответствии со своим временем и целями. Она строится на двух составляющих: важности задачи и срочности ее выполнения. Исходя из этого, все дела можно разделить на четыре квадрата:

  • срочные и важные;
  • важные, но не срочные;
  • срочные, но не важные;
  • не срочные и не важные.

Кто придумал матрицу и почему она так называется

Свое название матрица получила в честь 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, который однажды сказал:

— У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными.

Обычно утверждают, что сам Эйзенхауэр и придумал матрицу, но мы не нашли этому никаких серьезных подтверждений. Одно из самых ранних описаний этой техники встречается у немецкого специалиста по тайм-менеджменту Лотара Зайверта в книге «Mehr Zeit für das Wesentliche» (1984 год), которая у нас издавалась как «Ваше время в ваших руках».

Широкую популярность матрица получила после того, как о ней рассказал американский бизнес-тренер Стивен Кови в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» (1989 год). Именно поэтому матрицу Эйзенхауэра иногда называют матрицей (или квадрантами) Стивена Кови.

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, помогающий расставлять приоритеты: делать важное и не тратить время на ненужное. Он подойдет всем, кто хочет разобраться с личным и рабочим временем, научиться планировать расписание, которое не съезжает. Матрица состоит из четырех квадратов: срочно и важно, несрочно и важно, срочно и неважно, несрочно и неважно.

Матрица Эйзенхауэра

Идея распределять дела по такой методике появилась у 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, руководившего страной с 1953-го по 1961 год. Эйзенхауэра считают одним из самых продуктивных президентов в истории Штатов.

«У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные — всегда несрочные», — Дуайт Эйзенхауэр.

Метод Эйзенхауэра оформил и популяризировал американский консультант Стивен Кови, описав его в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».

Эффективность метода подтверждает исследование 2018 года [1]. Большинство людей выбирают срочные, а не важные дела. Ученые предложили участникам эксперимента выбрать, что делать в первую очередь. Срочные дела выбирали люди, которые описывали себя как «занятые». Зато когда их попросили обдумать последствия выбора той или иной задачи, они отдавали приоритет важным делам.

2

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра

Прежде чем заполнять матрицу, отследите в течение нескольких дней, какие задачи вы выполняете и сколько времени они отнимают. После наблюдения положите перед собой список дел и к каждому задайте три вопроса:

  1. Была ли задача для меня срочной?
  2. Была ли она для меня важной?
  3. Я единственный, кто мог это сделать?

Ключевые слова — «для меня». В основе оценки и распределения должны лежать результаты, которые нужны вам, а не вашим близким или коллегам.

Когда распределите задачи по блокам, посмотрите, в каком квадрате их больше всего. Последовательно разбирайтесь с каждым квадратом. В будущем старайтесь оставлять в одном квадрате не больше восьми задач, причем личные и рабочие задачи считаются вместе. А перед тем как добавлять новое дело, завершите одно из списка.

3

Кому и как использовать матрицу Эйзенхауэра

Каждый человек может использовать матрицу Эйзенхауэра как в быту, так и в профессиональных делах. Инструмент подходит всем, кто может оценивать значимость задач и стремится классифицировать их. 

Нужно составить четыре квадрата и список дел, которые будут распределяться по блокам. Матрица Эйзенхауэра позволяет отфильтровать второстепенные и важные дела и оптимизировать расписание.  

Чтобы сэкономить свое время и взять расходы на рекламу под контроль – эффективнее и выгоднее использовать для этого единую систему. Попробуйте маркетинговые продукты Calltouch – систему сквозной аналитики, коллтрекинга и управления рекламой.

Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг

Узнать подробнее

Квадрант 1: сделать немедленно

Квадрант 1 матрицы Эйзенхауэра: сделать немедленно Квадрант 1 матрицы Эйзенхауэра: сделать немедленно

Квадрант 1 содержит задачи, которые являются как неотложными, так и важными. Это дела из разряда «делайте первым», потому что они в какой-то степени значимы для вашей жизни или карьеры и должны быть выполнены немедленно. Вы чувствуете, что эти вещи критичны.

Это дела, которые необходимо выполнить, чтобы избежать негативных последствий. Важно уметь управлять целями в этом квадранте матрицы Эйзенхауэра.

Примером мини-цели сегмента 1 в вашей карьере может быть ответ на чувствительное ко времени электронное письмо от клиента.

Эта матрица также может быть использована в вашей личной жизни. Примером такой функции в персональной жизни может быть регистрация новорождённого ребёнка, боль в плече и требование найти массажиста или покупка билетов на завтрашний поезд.

Достоинства и недостатки метода

Среди главных достоинств этого метода можно выделить:

  • легкость в планировании;
  • удобство анализа запланированной стратегии;
  • способность фильтровать актуальные задачи, чтобы не тратить время на пустяки.

У матрицы Эйзенхауэра есть недостатки:

  • слабая эффективность при долгосрочном планировании;
  • система не понадобится при отсутствии ежедневных задач;
  • необходимо безошибочно классифицировать цели по группам, иначе матрица не будет работать.  

4-1.pngКвадрант B: важно, но не срочно

Несмотря на то что это поле идёт по счету вторым, именно оно является самым важным. В рассматриваемый квадрат приоритетов Эйзенхауэра вписываются задачи, выполнение которых направлено на достижение актуальных целей:

● самообразование;
● выполнение текущих проектов на работе;
● выполнение обязанностей по дому;
● профилактика заболеваний, укрепление иммунитета.

Пример: до конца месяца (на календаре 3 мая) нужно сдать клиенту landing page. К данной задаче нужно приступить незамедлительно? Нет. Выполнение этого дела для карьеры важно? Однозначно.

Дела из квадрата B следует планировать и выполнять в отведенное для них время. В противном случае они приобретут срочный характер (перейдут в сектор А таблицы Эйзенхауэра) и станут причиной возникновения стресса.
Помните: неспешная реализация повседневных планов позволяет справляться с поставленной задачей качественно. А это, в свою очередь, возможность выйти на новый уровень финансового благополучия.

Квадраты матрицы

Каждый квадрат матрицы Эйзенхауэра играет особую роль в нашей жизни. Рассмотрим их чуть более подробно.

Квадрат A (важно — срочно)

Другие названия: Авральный квадрат, Квадрат кризисов, Квадрат результата (у Б. Трейси).

В этот квадрат попадают задачи, не терпящие отлагательств и напрямую связанные с нашими целями и ценностями. Это различные ЧП и авралы, проблемы со здоровьем и семейные проблемы, прямые служебные обязанности, поручения руководства, благоприятные возможности и многое другое. Также в этот квадрат часто помещают «горящие» дела из квадратов B и C.

Несвоевременное выполнение подобных задач может негативно повлиять на достижение наших целей, стать причиной неприятностей или упущенной выгоды.

Примеры задач из квадрата A (важно и срочно)

Это самый приоритетный и в то же время самый проблемный квадрат в матрице Эйзенхауэра. Судите сами:

  • Срочные дела часто навязываются нам извне и не совпадают с нашими устремлениями. Выполняя такие дела, мы просто подчиняемся диктату срочности, а не сами управляем своей жизнью.
  • Многие задачи из квадрата A не помогают нам двигаться вперед: зачастую они лишь сводятся к «тушению пожаров» для сохранения текущего статус-кво.
  • Пребывание в этом квадрате обычно сопровождается стрессом, а длительное пребывание может привести к «выгоранию».

Если в расписании преобладают задачи из квадрата A — это тревожный симптом. Он указывает на серьезные просчеты в планировании: неправильную расстановку приоритетов, неумение рационально распределять свои силы, неумение делегировать и т. д.

Что делать с этими задачами

Дела из квадрата A следует выполнять незамедлительно. Если их игнорировать и долго откладывать, это может обернуться еще большими неприятностями. Например, если вместо посещения стоматолога упрямо глушить зубную боль обезболивающими, это закончится флюсом или потерей зуба. А если вовремя не извиниться перед клиентом за ошибку, это может ударить по репутации компании.

Срочные и важные дела можно и делегировать, но это следует делать с большой осторожностью. Убедитесь в компетентности исполнителя и обязательно контролируйте его работу.

В идеале в этот квадрат должны попадать только непредвиденные дела (форс-мажоры и благоприятные возможности).

Квадрат B (важно — не срочно)

Другие названия: Стратегический квадрат, Квадрат благополучия, Квадрат потенциала.

Сюда попадают задачи, которые направлены непосредственно на достижение наших целей. Обычно это различные «инвестиции в будущее»: мероприятия по саморазвитию, личные проекты, поиск новых возможностей и т. д.

Примеры задач из квадрата B (важно, но не срочно)

Это самый главный квадрат в матрице: именно благодаря ему мы меняем свою жизнь к лучшему. Ведь достигать целей нам обычно помогают не срочные дела, а те дела, которые мы выполняем планомерно, настойчиво и обдуманно.

Что делать с этими задачами

Дела из квадрата B следует планировать и выполнять в отведенное для них время. Например, если мы хотим выучить иностранный язык, нам нужно выделить хотя бы один час на ежедневные занятия и встроить этот час в свое расписание. При планировании таких задач можно использовать различные методики тайм-менеджмента: технику SMART, декомпозицию, группировку и т. д.

Хотя дела из квадрата B и не являются срочными, их нельзя совсем игнорировать. Во-первых, без их выполнения редко удается повысить качество своей жизни. Например, мы вряд ли можем рассчитывать на успешную карьеру, если не уделяем внимания профессиональному росту.

Во-вторых, дела из квадрата A — это зачастую вовремя не выполненные дела из квадрата B. Например, владелец интернет-магазина долго откладывает исправление ошибок на сайте. Во время новогодней акции сайт не справляется с нагрузкой и «падает». Теперь владельцу придется срочно искать программистов и исправлять эти ошибки в авральном режиме.

Квадрат C (не важно — срочно)

Другие названия: Квадрат иллюзий, Квадрат суеты, Квадрат помех.

В квадрат C попадают задачи, которые срочно нужно выполнять, но которые почти никак не влияют на наши главные цели.

Примеры задач из квадрата C (срочно, но не важно)

Основная проблема этого квадрата заключается в том, что его легко перепутать с квадратом A. Из-за особенностей нашего мышления все срочные дела обычно кажутся нам важными, даже если это совсем не так. Квадрат C создает у нас иллюзию продуктивной занятости, но не улучшает нашу жизнь.

Да, задачи из квадрата C обычно тоже необходимо выполнять: для душевного комфорта, для поддержания качества жизни, для сохранения социальных связей и т. д.

Однако важно понимать, что время, потраченное на эти задачи, — это время, отнятое у наших целей. Например, мы могли бы заниматься своим проектом, но должны возиться со сломанным принтером. Мы могли бы провести время со своей семьей, но обязаны присутствовать на каком-то ненужном совещании. Иными словами, задачи из квадрата C — это просто помехи, которые отвлекают нас от действительно важных вещей.

Что делать с этими задачами

Время, потраченное на дела из квадрата C, следует сводить к минимуму. Это можно сделать разными способами:

  • Делегировать эти задачи (передать их своим подчиненным или соответствующим специалистам).
  • Автоматизировать их. Например, для своевременной оплаты интернета или коммунальных услуг удобно настроить автоплатеж.
  • Оптимизировать (см. Как ускорить свою работу).
  • Научиться говорить «нет» тем, кто попусту отнимает у нас время.

Разумеется, полностью избавиться от дел из квадрата C вряд ли получится. Поэтому следует постоянно напоминать себе о низкой важности этих задач и стараться не тратить на них слишком много времени.

Читайте также: Почему срочное не важно

Квадрат D (не важно — не срочно)

Другие названия: Мусорная корзина, Квадрат растрат, Квадрат разрушения.

В квадрат D попадают малозначительные и необязательные, а порою даже и вредные задачи. К этой категории относятся мелкие бытовые дела, хронофаги, развлечения и различные спонтанные желания.

Примеры задач из квадрата D (не важно и не срочно)

Квадрат D традиционно считается самым вредным квадратом в матрице Эйзенхауэра. Задачи из этого квадрата почти никак не влияют на наши цели и ценности, не меняют нашу жизнь и не требуют от нас незамедлительных действий.

Однако это обычно самые легкие и приятные дела в нашем списке. Поэтому некоторые люди начинают свой день именно с этих задач, тратя на них свои самые продуктивные часы.

Что делать с этими задачами

Дела из квадрата D следует выполнять в последнюю очередь (по остаточному принципу) или не делать вовсе.

Часто рекомендуют совсем избавляться от этих задач, однако мы не столь категоричны. Многие дела из квадрата D являются неотъемлемой частью отдыха и необходимы нам для восстановления. Их непременно нужно планировать и встраивать в свое расписание. Например, мы можем запланировать просмотр фильма, чтение книг, общение с друзьями и т. д.

Другое дело, что эти задачи не являются приоритетными и не должны подменять по-настоящему важные дела.

Квадрат 1 — срочные и важные

Оперативно подхватить проект, пока коллега на больничном, закрыть задачу, прилетевшую за три часа до дедлайна, вылечить зуб с острой болью, — срочные и важные дела. Они требуют быстрого ответного действия. Обычно у таких задач есть осязаемые дедлайны и последствия, если не выполнить их вовремя. Сюда отнесем дела, возникшие из-за кризисов или форс-мажоров.

Если таких задач большинство. Возможно, у вас проблемы. Задачи в этом квадрате неизбежны, ведь ситуации и события, которыми нельзя управлять, будут происходить всегда. Но если фокусироваться только на срочных и важных делах, можно «заработать» хронический стресс, эмоциональное выгорание и ощущение потери контроля над жизнью. Это приведет к «внутренней миграции» — делам из четвертого квадрата.

Что делать. Старайтесь оставить здесь как можно меньше дел. Разработайте план по достижению актуальных целей. Поставьте дедлайны, составьте расписание. Проверьте в конце недели, что вы успели сделать, какие результаты получились и что будете делать на следующей неделе. Если срочные и важные задачи приходят извне, подумайте, как это предотвратить. Например, поговорите с начальством, коллегами или клиентом о перераспределении нагрузки или поменяйте рабочий план.

4

Схема матрицы Эйзенхауэра

Данная матрица состоит из четырех квадратов, каждый из которых имеет свое обозначение. В квадраты вписываются дела, которые нужно выполнить сегодня или на протяжении определенного периода времени. На следующем изображении вы увидите схематическое представление того, как выглядит квадрат Эйзенхауэра, и сразу же поймете, как он устроен и что куда записывать.

Представление матрицы Эйзенхауэра

После заполнения всей таблицы сразу становится понятно, какими делами следует заняться в первую очередь, какие можно отложить на потом, а какие вообще не нуждаются в выполнении конкретно сейчас или являются не настолько важными, чтобы тратить на них свое драгоценное время. В принципе, и так все понятно даже по схематическому представлению, но хотелось бы отдельно поговорить о каждом квадрате, чтобы точно не возникло путаницы.

Блок A с важными и срочными делами

Смотрим на таблицу и видим, что в блок А попадают все важные и одновременно срочные дела. Бытует мнение, что при идеальном тайм-менеджменте это поле остается пустым, поскольку допускать завала нельзя. Однако если это уже произошло и появились дела, которые нельзя отложить, придется записывать их в блок А и приступать к выполнению немедленно.

Дополнительно расскажу о том, какие планы нужно вписывать в этот квадрат, если все-таки неотложные дела уже появились:

  1. Если план не выполнен, и это негативно сказывается на достижении поставленной цели.

  2. Если при невыполнении какой-то задачи появляются затруднения и неприятности (их мы и разбираем отдельно).

  3. Если дела связаны со здоровьем.

Не забывайте иногда использовать делегирование, то есть поручать выполнение дел в блоке А другим людям, если это является возможным. Так вы не потратите свое время на их выполнение, займетесь планами из других блоков и остановите образование снежного кома.

Блок B с важными, но не срочными делами

Этот блок считается основным, поскольку в него вписываются повседневные задачи, с которыми сталкивается каждый человек. Опубликованы исследования, говорящие о том, что люди, выполняющие дела преимущественно из этого блока, чаще достигают желаемого результата и становятся успешными. 

Важно отметить, что дела из блока B не являются срочными, а значит, на их выполнение можно потратить столько времени, сколько нужно, сконцентрировавшись на качестве, а не скорости. Однако не стоит забывать, что при первом же провале план быстро перекочует в блок А таблицы Эйзенхауэра, что не есть хорошо.

Блок C со срочными, но не важными делами

Логически можно понять, что большинство задач, относящихся к этому блоку, просто отвлекают вас от выполнения более важных дел, замедляя общий рабочий процесс. Добавление сюда планов, которые можно не делать, позволит разобраться с тем, что является отвлекающим маневром и только тормозит весь процесс. Переходить к таким планам нужно только тогда, когда с основными уже покончено.

Блок D с несрочными и неважными делами

В завершение разберу самый интересный квадрат Эйхенхауэра с буквой D, куда относятся дела несрочные и неважные. Если вы не знаете, что записывать в этот блок, то вот вам пара примеров:

  1. Просмотр фильмов и сериалов.

  2. Звонки друзьям.

  3. Компьютерные игры.

  4. Социальные сети.

Не стоит думать, что нужно вообще отказаться от каких-либо развлечений, но нужно учитывать, что приоритетные задачи могут быстро накопиться и создать кучу, которую невозможно будет разобрать быстро. Приступайте к планам из блока D только после того, как разобрались с остальными.

Матрица Эйзенхауэра – это лишь один из многих способов планирования и распределения дел. Ей можно воспользоваться, если такой метод вам близок или есть желание попробовать что-то новое в тайм-менеджменте. Простота и эффективность реализации – одни из ключевых причин, почему вам стоит присмотреться именно к этому методу.

Квадрат 2 — несрочные и важные

Занятия в тренажерном зале, изучение языков, учеба на образовательных курсах — это задачи, связанные не с решением проблем, а с личным ростом. Эти дела помогают двигаться к долгосрочным целям с самыми ценными результатами. У них может не быть дедлайна или конечного срока, поэтому часто мы заменяем несрочные важные дела задачами из списка срочных.

Подкаст об образовании не поможет зарабатывать больше уже завтра, но поможет спланировать свою образовательную траекторию, чтобы зарабатывать больше в будущем. Это несрочно, но важно.

Если таких задач большинство. Вы расходуете свои ресурсы на то, что считаете важным. Уровень стресса снижается, вы почувствуете себя еще лучше, когда увидите первые результаты своих инвестиций.

Что делать. Это идеальная ситуация. Поддерживайте и сохраняйте ее как можно дольше.

5

При каких условиях вам будет полезна матрица Эйзенхауэра

Некоторые скептики считают, что матрица Эйзенхауэра подходит только руководителям, тогда как простой служащий, рабочий или домохозяйка не смогут использовать ее на практике (что неверно – матрица универсальна, это мы доказали, взяв в качестве примера дела массажиста, а не бизнесмена).

В действительности же вопрос стоит не о возможности или невозможности использования матрицы, а в целесообразности ее применения.

Систему Эйзенхауэра используют для планирования на каждый день. То есть речь идет не о долгосрочных планах (построить дом, съездить в отпуск, окончить университет), а о текущих задачах.

С одной стороны, если ежедневных задач у человека так мало, что его память с легкостью справляется с ними – применять таблицу ни к чему. Например, все планы работника на день состоят в том, чтобы отсидеть на работе свои восемь часов, а вечером попить пива с друзьями. Эта таблица не для таких людей.

С другой стороны, если человек имеет цели по всем аспектам своей жизни – в работе, учебе, саморазвитии, семье, хобби, если он стремится быть хозяином своего времени, а не плыть по его течению– у такого человека всегда много ежедневных задач. И так как он не хочет упустить их из виду – эта матрица для него.

Матрица Эйзенхауэра – никакая не панацея от вечной нехватки времени. Это скорее учебное мини-пособие по расстановке приоритетов.

Не удивляйтесь, если поначалу вам будет непросто распределять дела по квадрантам. В тот момент, когда вы задумываетесь и делаете это, вы учитесь. А обучение чему-то ценному всегда сопряжено с определенными усилиями.

Не отчаивайтесь – проработав с таблицей несколько дней подряд, вы приобретете навык, который перейдет в умение. Впоследствии расстановка приоритетов дойдет до автоматизма.

Итак, подведем итог.

Матрица Эйзенхауэра создана для таких как вы, если:

  • Вам постоянно приходится делать выбор, за какую задачу взяться в первую очередь;
  • Вы готовы лучше познакомиться с самим собой, готовы честно отвечать на вопросы вроде «а что для меня по-настоящему важно?»;
  • Вы хотите успевать как можно больше – определенно больше, чем успеваете сейчас;
  • Вы готовы бороться с таким своим качеством, как прокрастинация – хроническим откладыванием дел «на потом».

Как пользоваться матрицей (основные стратегии)

Сразу отметим, что единственно верного способа работы с матрицей Эйзенхауэра не существует. Квадраты матрицы имеют скорее рекомендательный характер: они просто помогают принять взвешенное решение по каждой задаче. Порядок работы с этими задачами определяет сам человек исходя из своих потребностей и конкретной ситуации.

Вот несколько распространенных стратегий работы с матрицей Эйзенхауэра:

Стратегия «Тушение пожаров». Задачи выполняются в порядке их срочности. Мы начинаем с самых важных и срочных дел (квадрат, А), затем переходим к срочным, но не важным делам (квадрат С), а уже потом — к остальным задачам.

Стратегия «Тушение пожаров»

Стратегия подходит для тех случаев, когда мы «тонем» в делах и не знаем, за что хвататься. Ее главный недостаток в том, что мы приступаем к задачам из квадрата B, когда уже порядком устали. Иногда на эти задачи у нас и вовсе не остается ни времени, ни сил.

Стратегия «Сначала плати себе». Суть ее в том, чтобы жестко планировать время на важные задачи из квадрата B (лучше всего для этого подходят утренние часы и первая половина дня). Остальные задачи выполняют в окнах между этими «несдвигаемыми часами».

Сначала плати себе

При таком подходе мы в первую очередь думаем о достижении своих целей, а уже потом — обо всем остальном.

Стратегия «Гибкий подход». Мы смотрим в матрицу и выбираем задачу, которую уместно выполнить прямо сейчас. Выбор задачи будет зависеть от ее приоритета и от текущего контекста.

Гибкая стратегия

Эта стратегия подходит для любых ситуаций. Ее недостаток в том, что человеку постоянно приходится анализировать обстановку и принимать решения. Некоторые из этих решений могут быть продиктованы эмоциями, прокрастинацией или спонтанными желаниями.

Как сбалансировать квадранты матрицы

Баланс между квадратами матрицы напрямую связан с личностным и профессиональным ростом. Чтобы устроить этот процесс, нужно отслеживать свое время и цели. Так вы поймете, какие задачи были выполнены, сколько времени на это потребовалось, какие ресурсы для этого задействованы.

Квадрат 4. Не срочно и не важно

не срочные и неважные дела

Хронофаги или убийцы времени – любимые дела (сериалы, социальные сети, новостная лента и т.д.), которые не несут никакой практической пользы. Коварность данного квадрата заключается в том, что мы оправдываем такие занятия потребностью в отдыхе, забывая, что отдыхать можно с пользой – например, заниматься спортом или слушать аудиокниги.

Чтобы избежать разочарования в себе, научитесь измерять время, отведенное на каждое из «вредных» действий.

НА ЗАМЕТКУ

Задачи из четвертого квадрата можно исключить, заменить или ограничить по времени.

Несколько попутных советов по организации и экономии времени

  1. Очищайте рабочий стол от документов, с которыми уже не работаете. Если они нужны не очень часто – убирайте в шкаф. Не нужны вообще – отправляйте в корзину. В ворохе бумаг можно с трудом найти тот самый лист, на поиски которого вы потратите долгие минуты, раздражаясь от бесплодных усилий. Обратите внимание, что столы успешных бизнесменов выглядят так, будто за ними никто не работает: большая часть их поверхности ничем не занята.
  2. Заведите себе ежедневник и не расставайтесь с ним. Помнить все невозможно, и деловые люди давно поняли необходимость все записывать – даты встреч, дела, вопросы для размышления. Мобильные телефоны и ноутбуки с их календарями используются часто, но бумажный ежедневник не устареет никогда – хотя бы потому, что он не сможет поломаться или разрядиться.
  3. Планируйте самое важное на время пика вашей суточной активности. Мы все – человеческие существа, и даже самых крепких представителей нашего вида одолевает сон. Сопротивляться своим биоритмам – пустая трата времени, вы все равно проиграете. То, что вы сделаете днем за час, вечером при накопившейся усталости отнимет у вас в два раза больше времени. Поэтому не откладывайте срочный отчет на поздний вечер, не затевайте важных разговоров перед сном – от такого подхода пострадаете и вы, и ваше дело.
  4. Не перегружайте себя. Дело не только в том, что ваша продуктивность снизится. При беспощадном ритме вы обязательно «перегорите», и ваш организм без вашего согласия устроит себе отдых, отправив вас на больничную койку. Вот здесь вы и потеряете все ваше сэкономленное время.

Относитесь к себе, как к породистой лошади – это, конечно, сильное животное, но кто из владельцев рискнул бы загонять ее бешеной скачкой?

  1. Не «мусольте» проекты и дела. Помните известную фразу про то, что лучшее – враг хорошего? Вам кажется, что чем больше вы проверяете свой проект, тем лучше он становится? Здесь очень важно не «передержать» дело, иначе вы рискуете почувствовать хроническую усталость от невозможности достичь идеала. Не рвитесь к идеалу – эти действия растащат ваше время.
  2. Не стремитесь отлично разбираться во всем. На то, чтобы стать специалистом в какой-либо области, уходят годы. Лучше выделяться чем-то одним, чем быть средним во всем. Об этом рассказывает фильм «11 друзей Оушена». Важно иметь такую команду, где каждый в чем-то хорош, тогда вы сможете без труда делегировать дела.

Как пользоваться матрицей?

Прежде, чем записывать текущие задачи в матрицу Эйзенхауэра, фиксируйте в течение недели свои дела по времени исполнения и приоритетности. Наблюдение за собой поможет вам определить характер дел и свои зоны роста.

Вести матрицу Эйзенхауэра можно в блокноте, электронных таблицах или мобильных приложениях. Регулярно отмечайте собственный прогресс, еженедельно проверяйте себя, снижайте хронофаги и форс-мажоры, уделяйте больше времени тому, что действительно важно. Пробуйте и другие инструменты тайм-менеджмента для наиболее эффективного достижения целей.

Где собирать матрицу Эйзенхауэра

Блокнот или тетрадь. Не имеет значения, будут ли это разлинованные листы или нет — главное, чтобы вы осознавали границы между квадратами. Чтобы сделать распределение нагляднее, используйте разные цвета и шрифты для каждого блока.

Матрица Эйзенхауэра на бумаге

Todoist. В приложении можно маркировать задачи с помощью четырех уровней приоритетности, которые можно отфильтровать.

Матрица Эйзенхауэра в Todoist

Notion. Оформить матрицу в Notion можно несколькими способами. Например, создать базу с автоматическим присваиванием тега к задачам. Чтобы пользоваться такой матрицей, скопируйте шаблон у автора. Шаблон на английском языке.

Матрица Эйзенхауэра в Notion

Evernote. Это приложение для заметок. В нем есть шаблон матрицы, который можно настроить под себя: выбрать цвета, задачи. Можно заводить отдельную заметку с матрицей на каждый месяц, неделю или день.

Матрица Эйзенхауэра в Evernote

Видео

Источники:

1. How to be More Productive and Eliminate Time Wasting Activities by Using the “Eisenhower Box”, сайт

Фото: © Depositphotos

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...