Принцип пирамиды Минто. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений

Пирамида Минто

Пирамидальную структуру речи придумала Барбара Минто из McKinsey. Она предложила использовать ее для подготовки любых деловых сообщений — писем, выступлений, коротких питчей. Эта универсальная структура позволяет точно донести свою идею и объяснить ее.

Закон Оулда и Кана: эффективность совещания обратно пропорциональна числу участников и затраченному времени.

Принцип пирамиды Минто

Barbara_Minto_Pyramid_principleБарбара говорит, что если читателя не контролировать и не предлагать ему заранее продуманную структуру изложения своих мыслей, он будет вынужден придумать ее сам. И именно в этой воображаемой структуре ваш читатель будет располагать и выстраивать поступающие к нему идеи, объединять их в группы. Что у него получится – совершенно непонятно, и велика вероятность, что и вы, и ваш собеседник напрасно потратите время.

Для упорядочения своих идей Барбара Минто предлагает использовать пирамиду. На верхнем уровне пирамиды располагается ваша ключевая мысль, заключение, а на следующих уровнях пирамиды главная мысль находит свое обоснование.

Minto_the_pyramide

  1. Строительство пирамиды необходимо начинать с введения

Структура введения состоит из следующих разделов:

  • Ситуация. Это суждение о предмете, которое самодостаточно и бесспорно
  • Затруднение / Проблема
  • Вопрос, который возникает у читателя после осознания проблемы
  • Ответ на вопрос = ключевая идея документа

Да, именно так. Барбара рекомендует начинать документ с ключевой идеи, а не держать читателя в неведении до самого окончания цепочки рассуждений, до конца документа.

Существует два основных подхода к строительству пирамиды: сверху-вниз и снизу вверх.  В подходе “сверху-вниз”:

1. Заполните верхний блок пирамиды, ответив на вопросы:

  • Что именно вы обсуждаете?
  • На какой вопрос о теме (объекте), стоящий перед читателем, вы отвечаете?
  • Каков ваш ответ?

2. Сформулируйте и уточните вопрос для вступления

  • Какова ситуация?
  • Что за трудности?
  • Сформулированы ли вопрос и ответ на него? 

3. Определите линию ключевых утверждений

  • Какой новый вопрос порождается вышестоящим ответом?
  • Индуктивно или дедуктивно будем отвечать на него?
  • Если индуктивно — каково объединяющее существительное во множественном числе?

4. Структурируйте поддерживающие соображения

Недавно по этому принципу структурировал ключевые идеи одной презентации. Вот что получилось:

Барбара Минто. Принцип пирамиды в действии

При строительстве “Снизу-вверх”:

  1. Выпишите все идеи, которые вы хотели бы высказать.
  2. Продумайте, как они связаны друг с другом.
  3. Выведите заключения из идей и связей.

Строительство «снизу-вверх» можно начинать тогда, когда будет все аргументы и идеи известны и нужно на основании них выстроить логику изложения — пирамиду Минто.

Рекомендации строителям пирамиды:

  • Когда вы подбираете слова для заголовков и оглавлений, старай-тесь отразить существенные идеи, а не общие категории или этапы осмысления
  • Старайтесь начинать строительство пирамиды сверху
  • Используйте описание ситуации как начало процесса обдумывания введения
  • Не забывайте обосновать вступление
  • Всегда включайте информацию о возникновении ситуации во введение
  • Информация во введении должна быть только такой, которую читатель считает истинной
  • Обязательно обосновывать каждое положение ключевой линии. Утверждения надо обосновывать до тех пор, пока не перестанут возникать новые вопросы
  • Выстраивайте мостики между структурными единицами текста. Для этого можно ссылаться на сказанное ранее, НО: не повторяйте, что вы ДЕЛАЛИ в главе, говорите главную мысль главы/раздела.

Отдельный раздел книги посвящен различиям в индуктивном и дедуктивном способах выстраивания логических взаимосвязей, а также рекомендациям по тому, когда целесообразно применять каждый из данных способов. Все рекомендации описывать здесь не буду, а суть способов легко понять из картинки:

barbara_minto_induction_deduction

Структурируйте свой документ:

  • Отражайте структуру документа в тексте, с использованием:
    • Заголовков. Заголовки должны отражать последовательность рассуждений и включать основные идеи. Не используйте простые номера или обезличенные заголовки (типа Раздел 1)
    • Жирного шрифта и подчеркивания для ключевых идей
    • Иерархической нумерации  (в дополнение к названиям разделов).
  • Отслеживайте структуру идей в группах, используя:
    • временную последовательность
    • структурный порядок. При создании структуры проверяйте на принцип MECE (mutually exclusive collectively exhaustive) или ВИСИ (взаимно исключающие, совместно исчерпывающие)
    • barbara_minto_ранжирующий_порядокРанжирующий порядок. Пример: говорим, что у компании 3 проблемы в такой-то области. При этом мы должны проверить, что мы полностью описали признак, по которому выделили именно эти 3 проблемы

Мне показались идеи книги очень здравыми. По роду деятельности мне часто нужно готовить презентации и другие бизнес-документы и на прошлой неделе я опробовал принцип пирамиды Минто при подготовке презентации – и остался очень доволен результатом.

Рекомендую к прочтению.

Сделал по книге конспект в формате ментальных карт — mind maps:

Конспект книги Барбары Минто "Принцип пирамиды"

Конспект книги Барбары Минто «Принцип пирамиды»

Архипова В.В. Ситуационный консалтинг (тренинг)

  • формат doc
  • размер 617 КБ
  • добавлен 24 марта 2011 г.

Введение в ситуационный консалтинг. Функциональные и ситуационные задачи управления. Сущность ситуационного подхода к управлению/. Понятие управленческой ситуации. УС, классификация, проблема. Методика анализа неблагоприятной УС. Ситуационный анализ. Традиционный анализ конкретных ситуаций. Метод кейсов. Анализ ситуаций методом «инцидента». Разбор деловой корреспонденции. Игровое проектирование. Метод инсценировки. Групповая дискуссия. Использова…

9d3c3d8.jpg

Барбара Минто. Биографическая справка

До того как появился принцип Барбары Минто, эта женщина окончила Гарвардский Университет. Ею была получена высокая степень образования — магистр делового администрирования. McKinsey&Company приняла ее на должность консультанта в 1963 году. Кстати, это был первая женщина, допущенная к работе в этой крупной компании. Получить это место Барбаре помог ее природный талант составления грамотных деловых писем любого уровня. Ее карьера в McKinsey продолжалась на протяжении десятка лет. Именно сотрудники и коллеги Барбары становились ее учениками и первопроходцами в изучении практики письма. Ее успех получил развитие. С 1973 года Минто управляет собственной корпорацией Minto International Inc. Студенты получают ее беценные знания в крупнейших университетах (Гарвард, Стэнфорд), а также в европейских компаниях Чикаго и США. Более 10000 человек уже обучились структурному мышлению. Программа является обязательной во многих бизнес-школах MBA. Сотрудники гигантов Ernst&Young, Walt Disney и American Express регулярно проходят повышение квалификации по разработкам Барбары Минто.

Принцип пирамиды Минто. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений

Применение

Неудивительно, что принцип пирамиды возник в сфере организационного консалтинга. Именно там более крупные и комплексные письменные поручения стоят на повестке дня. Структурирование текстов по принципу пирамиды Минто позволяет их сократить, сделать более ясными и понятными для восприятия. Это также предоставляет большие преимущества для писателя. Если подумать о связности идей заранее, их можно будет изложить на бумаге более эффективно, а также более просто выделить основные и вспомогательные вопросы. Факты и мысли организуются таким образом, чтобы сделать текст более убедительным. Кроме того, обучение персонала с использованием такой структуры дает преимущество человеку, более тщательно подбирающему слова в обычной жизни, включая трудовые отношения. Устранение всех неактуальных вопросов дает сотруднику возможность выделить главное и повысить вероятность получения повышения.

Стандартные способы передачи информации

Автор книги считает, что в начале любого текста должна стоять обобщающая категория, утверждение, как пирамидион, — главный камень во главе пирамиды. Вниз от него спускаются причинно-следственные цепочки связей.

Когда человек читает, он воспринимает факты «сверху вниз». Когда он сам пишет текст, то обобщает свои мысли «снизу-вверх», соединяя предложения в абзацы. Таковы стандартные способы передачи информации.

Итак, схема построения такова [1]:

  • Чтобы лучше понять информацию, читатель непроизвольно разбивает ее на соподчиненные блоки, группируя идеи по принципу пирамиды.
  • Любую группу идей понять легче, если она изначально структурирована таким образом.
  • Следовательно, любой документ должен быть составлен в виде пирамиды идей.

Суть метода

Название «пирамида» это принцип получил не зря, потому что образно выглядит как треугольник, вершину которого составляет основная идея, которую важно донести собеседнику, а низ – уточнения.

Такой способ подачи материала является, чуть ли не гениальным, ведь в силу разных обстоятельств человек, с которым вы общаетесь, не имеет возможности дослушать вас до конца, или изучить полностью полученное письмо, но, как, ни странно, поймёт суть вашего обращения в силу того, что оно будет указано изначально. А это значительно облегчает деловые, партнёрские отношения.

Да и в любовных, дружеских, также не будет лишним понимание друг друга с первого раза.

Итак, треугольник многоуровневый, на первом из них, как мы уже говорили, располагается основная цель обращения, то, что вы хотите донести другому человеку. На втором – вам необходимо расчленить вашу идею на несколько составляющих, и более подробно изложить, соответственно, на третьем – деление информации второго уровня, а на четвертом – третьего. И так, пока не закончите формировать свою идею, пока не поймёте, что выложили всё, что было необходимо.

Рекомендуется составлять не более 4-х уровней, это наиболее оптимальный для понимания объём, иначе, много времени вы потребуете на себя у собеседника. При докладе, допустим, можете не ограничивать себя, но брать во внимание, что люди концентрироваться слишком долго на одном занятии не могут, поэтому в один момент отвлекутся и перестанут воспринимать то, о чём вы им старательно вещаете.

Некоторые ситуации не позволяют сразу же выделить основную идею, так как мысли путаются, и уловить её не представляется возможным. В этом случае используют пирамиду, вершиной вниз, то есть, начинают рассказывать о деталях и нюансах, медленно формируя то главное, что необходимо донести.

Структура

Написание текстов, проведение презентаций или подготовка рекомендаций на основе принципа пирамиды Минто осуществляются путем применения трех уровней пирамиды, описанных ниже:

1. Начните с ответа, тезиса или ключевого момента

Применение нисходящей структуры пирамиды в методах коммуникации подразумевает, что на заданный вопрос дается прямой ответ. Это могут быть рекомендации, результаты исследования, тезисное высказывание или другие ключевые аспекты.

Принцип пирамиды Минто преобразует традиционный метод, использующийся для разработки окончательного решения. Как правило, заключение в тексте или презентации дается после представления фактов, а также после обсуждения аналитических выводов и приведенных идей. При помощи принципа пирамиды Минто, Барбара Минто объясняет, почему ответ должен быть понятным и конкретным. И только после этого даются вспомогательные аргументы или мотивации. Главными причинами этого являются максимизация и эффективное использование ограниченного времени аудитории. Например, большинство переговоров с начальством подразумевает предоставление рекомендаций. Причиной, побуждающей к тому, чтобы сначала дать рекомендацию, а затем предложить мотивацию, состоит в том, что зачастую руководители уже видят выводы или рекомендации, являющиеся результатом множества предоставленных аргументов и причин. Так происходит, потому что они мыслят вертикально, фокусируясь на более масштабной картине.

Более того, метод прямых сообщений более убедителен, чем переговоры, который ведутся в уклончивой форме. Стиль прямых сообщений – демонстрация настойчивости и уверенности в себе.

2. Группируйте аргументы и суммируйте основные моменты

Теперь, после изложения ключевого момента, необходимо обсудить причины или мотивацию проведения презентации. Согласно принципу пирамиды Минто, этот уровень предполагает объединение всех аргументов в основные идеи. Каждая идея представляет собой резюме конкретной рекомендации или ответа, начиная с первого шага.

3. Представляйте вспомогательную информацию и идеи логически

После этого пирамида разветвляется от каждого аргумента до самого нижнего уровня, где приводится вспомогательная информация и идеи, которые должны демонстрировать правильность представленных аргументов. Эти три уровня формируют пирамидальную структуру.

Всегда отдавайте приоритет обобщающей идее, расположенной на вершине пирамиды

Ясность и логику изложения можно применить в повествовании, уделяя внимание структуре и порядку аргументов

Если приведенные аргументы и идеи включают определенную подачу, повторяемость или причинно-следственные конструкции, они должны быть расположены в хронологическом порядке. Кроме того, рекомендуется сначала предоставлять наиболее важные аргументы и идеи.

Найдите подходящие идеи

Нет необходимости собирать все данные по теме совещания. Найдите несколько идей, которые будут отвечать на вопросы, важные для ваших слушателей.

Например, участие в онлайн-конференциях вы будете обсуждать с собственником компании, PR-директором и коллегами-менеджерами. Попробуем найти идеи, подкрепляющие нашу главную мысль с позиций наших собеседников:

  • Цели, которые мы поставили для «живых» мероприятий, в онлайн-конференциях будут достигнуты.
  • Мы сэкономим треть бюджета на участие в мероприятиях, не упуская ключевые события.
  • Мы подготовим план по интеграции в онлайн-конференции за три дня. Это будет несложно.

3. В чём суть пирамиды Минто

Суть представляет собой так называемые «золотые правила» создания статьи или текста для речи на публичных выступлениях. Они включают основы структурного, схематичного мышления.

Принципы пирамиды Минто заключаются в том, что для диалога, направленного на результат, необходимо:

  • соблюдать хронологию;
  • строить текст с учетом общей идеи, создавая наименование заголовка, который и служит изначально поводом для его создания;
  • высказывания должны быть логически связаны между собой, то есть одно предложение должно являться продолжением другого;
  • мысли в тексте должны быть направленными на одно и то же главное умозаключение, являющееся итогом статьи.

Вводная часть прописывается отдельно и служит приложением к пирамиде. Она должна состоять из описания ситуации, краткой сути проблемы или рассматриваемого вопроса, а также готового решения, например, ответа.

Майстер Д. Управление фирмой, оказывающей профессиональные услуги

  • формат fb2
  • размер 598.41 КБ
  • добавлен 04 сентября 2011 г.

М.: Манн, Иванов и Фербер, 2010, 368с. Дэвид Майстер — ведущий в мире консультант и исследователь, изучающий вопросы управления организациями, оказывающими профессиональные услуги. Его книга «Управление фирмой, оказывающей профессиональные услуги» является настольной для всех успешных руководителей аудиторских, юридических, консалтинговых, риэлторских компаний. Главная ценность ее в том, что автор не только дает систематическое изложение всех а…

8825a97.jpg

Многоуровневая система

Порядок построения пирамиды заключается в делении основной мысли на второстепенные. Каждый следующий уровень предполагает дробление цели на два, четыре, шесть блоков для размышления. Все процессы должны быть логически и хронологически выдержаны. Количество ярусов пирамиды не ограничено

Но важно помнить, что ресурсы человеческого мозга не безграничны. Он способен адекватно обрабатывать лишь определенный объем информации

Если докладчику есть что сказать, необходимо разделить свой материал на 3-4 блока, не считая основной мысли. При большом потоке новых мыслей человек теряет концентрацию и быстро устает.

Принцип пирамиды Минто. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений

Преимущества и недостатки применения Принципа пирамиды МакКинси

По мнению Барбары Минто, использование принципа пирамиды Минто дает ряд преимуществ, по сравнению с другими схемами написания обращений:

  • более эффективное написание, благодаря предварительному выстраиванию мыслей и идей;
  • помощь читателю из-за включения стратегий чтения непосредственно в текст;
  • неизменное качество;
  • большая убедительность;
  • принцип пирамиды Минто схож с работой человеческого мозга.

Однако существует и ряд недостатков использования принципа пирамиды Минто:

  • инструмент требует большого опыта в создании эффективных текстов;
  • существует риск повторения информации;
  • и это затрудняет формулировку содержательных выводов;
  • принцип пирамиды Минто эффективен преимущественно для текстов с однозначным выводом или рекомендацией, а не для других типов текстов.

4. Как использовать в тексте пирамиду Минто

Итак, техника Барбары Минто имеет вид пирамиды. Как она выглядит?

Она строится, исходя из деления основной сути статьи на второстепенные мысли. Для осуществления этой задачи необходимо разделить содержание на 2, 4, 6 или более информационных блоков. Их необходимо располагать сверху вниз, где верх – наименование статьи, отражающее ее содержание, на нижнем, заключительном уровне следует разместить несколько убедительных деталей.

Обычно, используется 4 уровня пирамиды Минто:

  • 1 уровень – основная проблема, рассматриваемая в тексте или его цель;
  • 2 уровень – аргументы о необходимости рассмотрения темы, завуалированный ответ, доводы о важности решения задачи, отвечающие на вопросы: почему? как? где? и любые подобные;
  • 3 уровень – анализ ситуации, убеждения, раскрывающие задачу, поставленную в тексте;
  • 4 уровень – подробные рассуждения по каждому из направлений по решению проблемы, детальные факты способов решения проблемы, конечные утверждения.

Пирамиду можно выложить из листов блокнота, бумаги, просто написав на них рассматриваемые вопросы в виде списка.

Верхний блок всегда один – это наименование статьи, то есть главный вопрос. Последующие строки могут складываться из любого количества составляющих пирамиду блоков. Главный принцип – выложить геометрически правильную пирамидальную форму.

Таким образом, визуализируя пирамиду, не сложно создать идею для текста, используя простые вопросы, или проработать тему, план статьи, подбирая аргументы для главной части дискуссии, а также подвести итоги, указать детальные выводы, подробно расписать варианты решения проблемы, полученные в результате ее обсуждения.

Минто Барбара. Золоты правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма

  • формат djvu
  • размер 1.9 МБ
  • добавлен 15 мая 2011 г.

Издательство: «РОСМЭН-ПРЕСС». Год: 2004. Страниц: 192 Данная версия электронной книги отличается от встречающихся в интернете улучшенным качеством изображения, страницы нарезаны стандартным образом, книжная ориентация страниц. Книга адаптирована для чтения e-ридерами. Данная книга восполняет дефицит изданий на русском языке, об универсальных методиках составления убедительных деловых документов. Она посвящена утраченному умению логично и неотра…

Премиальный контент

Ссылка на скачивание этой презентации и другой премиальный контент доступны подписчикам платных тарифов. Оформите платную подписку на сайте “Технология тренинга” и получите полный доступ к 13 готовым тренингам, 256 слайдам, 112 минилекциям, 619 упражнениям, 41 видео и т.д. Это совсем не дорого.

Как достичь максимума при подготовке к совещаниям

  1. Сформулируйте главную мысль. Что должны запомнить слушатели?
  2. Найдите подходящие идеи. С каких точек зрения будут смотреть на вашу главную мысль собеседники?
  3. Подтвердите свои идеи. Какие аргументы будут понятными для вашей команды?
  4. Поместите свою речь в контекст. Что привело вас к этому обсуждению?
  5. Закрепите каждую идею выводом. Какой вывод следует из каждой группы аргументов? Как ваши идеи приводят слушателей к главной мысли?

И поделитесь этим чек-листом со своей командой, чтобы следующий созвон в Zoom был динамичным и по делу.

Фото на обложке:  Shutterstock / fizkes

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...