Как повысить эффективность работы сотрудников – советы руководителям

Методы повышения личной эффективности

Содержание

Почитайте, воспользуйтесь, и вы увидите как вырастет ваша продуктивность.

1. Не приступайте к вещам дважды

Продуктивные люди никогда не откладывают на потом, потому что приступать к задаче дважды – это большая трата времени. Не откладывайте письмо или телефонный звонок. Как только что-то попадает в зону вашего внимания, либо сделайте это, либо делегируйте, либо удаляйте.

2. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Продуктивные люди каждый день заканчивают подготовкой к следующему. Эта практика решает две проблемы: помогает структурировать то, что вы сделали сегодня, и убедиться в своей продуктивности завтра. Занимает всего пару минут, но это отличный способ завершить рабочий день.

«Каждая минута, потраченная на планирование, стоит часа работы», — Бенджамин Франклин.

3. Ешьте лягушку

«Есть лягушку» — американский фразеологизм, который означает «делать что-то глубоко неприятное». «Есть лягушку» — лучшее лекарство от прокрастинации и суперпродуктивные люди начинают с этого свое каждое утро. Другими словами, они делают самые неприятные и неинтересные задачи прежде всех остальных. После этого они приступают к тем вещам, которые их действительно вдохновляют.

4. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это когда мелкие задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас, отнимают время у того, что на самом деле важно. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект.

Если вы поддадитесь «тирании срочного», можете обнаружить, что целыми днями, а иногда неделями не занимаетесь важными задачами. Продуктивные люди умеют вовремя заметить, когда «горящие» дела начинают убивать продуктивность и предпочитают их игнорировать или делегировать.

5. Соблюдайте расписание встреч

Встречи – наибольшие убийцы времени. Суперпродуктивные люди знают, что встреча может длиться вечно, если не задать ей строгие часовые рамки, поэтому они с самого начала информируют участников о расписании. Ограничение по времени не позволяет расслабитья и делает всех более эффективными и сконцентрированными.

6. Говорите «нет»

«Нет» — это мощное слово, которое суперпродуктивные люди не боятся использовать. Когда надо сказать «нет», они не используют фразы вроде «Не думаю, что смогу», «Я не уверен» и тому подобное. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти.

Исследование, которое проводилось в Калифорнийском университете Сан-Франциско показало, что чем сложнее вам говорить «нет», тем больше вероятность того, что вы будете испытывать стресс, перегорание на работе и даже депрессию. Научитесь использовать это слово, и у вас улучшится и настроение, и продуктивность.

7. Проверяйте email только в специально отведенное время

Суперпродуктивные люди не позволяют электронным письмам постоянно их отвлекать. Мало того, что они проверяют почту только в определенное время, они используют возможности, которые позволяют сортировать письма по отправляющему. Они настраивают уведомления на письма от самых главных вендоров или пользователей, а остальные откладывают до определенного момента. Некоторые люди даже ставят автоответчик, в котором написано, когда они в следующий раз будут проверять почту.

8. Не делайте несколько вещей одновременно

Суперпродуктивные люди знают, что мультитаскинг – убийца продуктивности. Исследования, проведенные в Стенфорде, подтвердили, что мультитаскинг менее эффективен, нежели работа над одним заданием в один момент времени. Исследователи выяснили, что люди, которых постоянно бомбардируют электронной информацией, не способны концентрироваться, обрабатывать данные или переключаться с одной работы на другую настолько же хорошо, как выполнять одно конкретное задание.

Но что, если есть люди со врожденными способностями к мультитаскингу? Ученые из Стенфорда сравнили группы людей на основании их предрасположенности к мультитаскингу и вере в то, что он хорошо сказывается на их продуктивности. Они обнаружили, что жесткие мультитаскеры – те, кто делает множество дел одновременно и чувствует, что это улучшает результаты их работы – оказались хуже на этом поприще, нежели те, кто предпочитает делать что-то одно. Постоянные мультитаскеры показали худшие результаты, потому что имели проблемы с организацией собственных мыслей и фильтрованием ненужной информации. Они медленнее переключались с одной задачи на другую. Упс.

Мультитаскинг уменьшает вашу эффективность, поскольку ваш мозг способен фокусироваться на чем-то одном в определенный момент времени. Когда вы пытаетесь делать два дела одновременно, мозгу не хватает мощности, чтобы выполнить оба задания успешно.

9. Выпадайте из социума

Не бойтесь выпадать из социума, когда нужно. Дайте одному человеку, которому доверяете, номер телефона, чтобы он звонил по нему в экстренных случаях. Пусть это станет вашим фильтром. Все должно проходить через этого человека, и, если он не сочтет это дело критически важным, пусть оно подождет. Такая стратегия – пуленепробиваемый способ закончить высокоприоритетные проекты.

«Одни достигают недельных целей за год, а другие – годовых за неделю», — Чарльз Ричардс.

10. Делегируйте

Суперпродуктивные люди принимают тот факт, что они – не единственные умные и талантливые люди в организации. Они доверяют людям часть своей работы, чтобы сконцентрироваться на основной деятельности.

11. Заставьте технологии работать на вас

Технологии могут оказывать разрушительный эффект, однако могут и помочь сконцентрироваться. Суперпродуктивные люди заставляют технологии работать на себя. Кроме настройки фильтров в email, которые сортируют и расставляют приоритеты в почте, они используют приложения вроде IFTTT, которые настраивают связи между другими приложениями и уведомления о действительно важных вещах. Так что если ваши акции достигнут пика или вам придет письмо от лучшего покупателя – вы будете в курсе.
Источник: AIN

Что такое продуктивность

Соотношение затраченных усилий и полученного результата — это продуктивность работы, которая может быть достаточно легко исчислена, если бизнесмен знает, куда тратят время его сотрудники. Понимание того, насколько продуктивной является их работа, поможет ему понять, как повысить производительность труда работников.

Вижу цель

Интернет пестрит советами, как повысить личную эффективность. Психологи считают, что в первую очередь нужно осознать цель. О какой личной эффективности может идти речь, если не ставить перед собой задачи, ни к чему не стремиться! Какую эффективность должна развивать в себе дамочка, чья деятельность сосредоточена в направлении парикмахерская-шоппинг-ресторан?…

Так что подумайте, чего вы хотите добиться – повышения зарплаты, более высокой должности? А может быть, открыть филиал своей фирмы в другом городе? Или же научить ребенка читать? выбрав цель, необходимо мобилизовать свои ресурсы, в первую очередь интеллектуальные, и начать двигаться по направлению к ней (см. «7 советов как поставить цель и добиться ее осуществления»). Вот тут и придется параллельно работать над собой, развивая свое умение действовать продуктивно.

Основные показатели производительности

Производительность труда — основной критерий эффективности бизнеса и главная цель работы управляющего персонала. Показывает, сколько продукта создает один работник за единицу времени. То есть чем больше выработка у одного сотрудника.

Пример: у нас оффлайн-магазин бытовой техники.

Посетителей много, но продавцы не успевают «отработать» всех. Чтобы увеличить продажи, мы можем нанять еще продавцов, а можем обучить старых новым техникам продаж и «натаскать» их по ассортименту. Оба пути дадут нам в итоге рост продаж. Но второй путь экономически выгоднее: мы вкладываемся в обучение работников и экономим на оплате дополнительного персонала, но получаем увеличение продаж за счет большей производительности труда.

Методы оценки результативности

Бережливое производство

Предприятие, работающее по системе бережливого производства, отличают чистота, наличие разметки маршрутов, маркировки мест хранения предметов и памяток по системе 5S (инструкции по эффективной организации рабочего пространства).

Основные эффекты от внедрения бережливого производства:

  • повышение производительности и вовлеченности сотрудников,
  • распространение философии постоянного улучшения,
  • минимизация отходов и уменьшение запасов производственных материалов: благодаря тому, что компания точно рассчитывает, что и в каком количестве необходимо для производства продукции, материалы не залеживаются на складах и затраты на их хранение сокращаются.

Этапы внедрения:

  1. Формирование команды, которая будет внедрять изменения. Это команда «агентов изменений», члены которой пользуются авторитетом среди работников компании, обладают в коллективе не только экспертным, но и социальным капиталом.
  2. Диагностика состояния предприятия, включающая в том числе диагностику состояния рабочих мест, технического обслуживания, систем управления запасами и менеджмента качества.
  3. Развертывание бережливого производства. Реализация инициатив сотрудников по устранению потерь и совершенствованию процессов на рабочем месте, первое использование отдельных инструментов, например, системы 5S.
  4. Переход от улучшения отдельных процессов к внедрению изменений на всех стадиях производства. Выстраивание потока создания ценности — последовательности всех операций, включая движение материалов и информации, в ходе создания продукта. Внедрение системы канбан — совокупности инструментов и технологий, которые позволяют контролировать объем и перемещение всех деталей и узлов на производстве.
  5. Непрерывное улучшение качества, распространение культуры постоянного совершенствования.

Риски при внедрении:

  • слабая поддержка высшим руководством,
  • сопротивление рядовых сотрудников,
  • временные затраты: для полного внедрения системы понадобится не менее трех лет, а это длительный срок для современных проектов, требующих быстрых побед и немедленных результатов.

Технологии бережливого производства получили широкое распространение в российских компаниях и продолжают оставаться мейнстримом среди практик повышения эффективности на производственных предприятиях.

Готовимся к работе

Между порядком на рабочем месте и эффективностью труда существует прямая зависимость. Разве что люди творческих профессий могут творить в обстановке хаоса, среди нагромождения вещей, и то далеко не все.

Это трудно объяснить, но чистота, аккуратность «среды обитания» просветляют ум, приводят в движение мыслительный процесс. Поэтому всегда перед работой окиньте взглядом свой кабинет или рабочий стол, уберите все лишнее, сотрите пыль, проветрите помещение и беритесь за дело.

Соцсети — неожиданный союзник

Не даёте сотрудникам сидеть в социальных сетях, чтобы не отвлекались? А зря. Согласно данным Высшей школы менеджмента в Лэйк-Форесте (США), менеджеры, которые постоянно пользуются соцсетями, в среднем закрывают на 1,6% больше сделок. Цифра небольшая, но она доказывает, что активное использование соцсетей в рабочее время не только не снижает продуктивности, но и даже немного увеличивает ее.

Anzhelo-Kiniki.png

Анжело Киники, профессор менеджмента Университета Штата Аризона:
— Время, проведённое в Facebook, кажется бессмысленным, его запрет поначалу кажется логичным. Но когда люди ходят на работу, они что, сидят и сконцентрировано работают по 8 часов кряду? Нет, наш разум не может выдержать такого уровня концентрации. А Facebook, личная переписка и разговоры у кулера — отличные способы «проветрить мозг».

Методы оценки результативности

Чтобы понять, кто из сотрудников действительно хорошо работает, а кто только создает видимость, применяют следующие методы оценки:

  1. Аттестация. Это оценка профессионального уровня сотрудника. Учитываются теоретические знания и умение их применять на практике, и соответствие занимаемой должности.
  2. Тесты. Оценивают определить квалификации работника, особенности характера, коммуникативные навыки, уровень конфликтности.
  3. Целевое управление. Это когда руководитель ставит перед отделом четкие задачи, обсуждает с подчиненными сроки выполнения, выявляет возможные «подводные камни», согласовывает план выполнения. Такой метод позволяет оценить эффективность работы отдела и разработать схему оплаты, адекватную поставленным задачам.
  4. Управление эффективностью. Перед коллективом ставят задачу и после совместного обсуждения разбивают ее на части (каждую часть выполняет определенный сотрудник). Так можно оценить продуктивность конкретного работника. Такое управление попутно стимулирует подчиненных совершенствовать свои навыки.

Пусть сами решают, что делать

Контролировать персонал надо, но в разумных пределах. Руководитель консалтинговой компании Accelawork Робби Слотер рекомендует давать больше свободы: пусть сотрудники сами решают, как распределять свое рабочее время. Тогда они смогут работать максимально эффективно. Ну а если они сами не могут себя контролировать — нужны ли вам такие работники?

Ваша задача — установить чёткие показатели успешной работы. Вот совет от Джима Мэттерса, как сделать это правильно.

Назад к содержанию

А что еще?

Еще одно важное условие — контролировать не только сотрудников, но и линейных руководителей. В одной из компаний, в информационную среду которой давно было внедрено DLP-решение, у специалиста, работающего с программой, сработали правила безопасности, сообщающие о том, что в отделе бухгалтерии за предыдущий месяц один из компьютеров часто оставался включен после окончания рабочего времени, и в нем были активны бухгалтерские программы.

После дополнительного разбирательства выяснилось, что в отделе сменился руководитель, который наладил работу таким образом, что один из бухгалтеров был вынужден постоянно задерживаться. Он попросту сбросил часть своих задач на подчиненного.

Зачем все это надо?

Чтобы понять:

  • насколько эффективно  работает управленческий аппарат;
  • какой объем работы реально выполнять конкретному работнику;
  • насколько компания нуждается в том или ином сотруднике;
  • соответствует ли оплата труда работника выполненному объему работ;
  • какие методы мотивации работают лучше;
  • стоит ли вкладываться в развитие и обучение подчиненного.

Методы повышения эффективность персонала

Хотите прокачать отдел продаж?

Внедрите CRM-систему S2!

Менеджеры будут в 6 раз быстрее составлять документы, начнут экономить до 30% времени и продавать на 50% больше!

Как защитить бизнес от нелояльных сотрудников

При построении современной системы отношений в организации нельзя обойтись без прочной защиты. С одной стороны, DLP-система будет психологически стимулировать сотрудника ответственно придерживаться рабочих обязанностей и улучшать социальный климат в организации. А с другой стороны – защищать бизнес от нелояльных сотрудников и инсайдеров, цель которых навредить компании, воспользоваться ее ресурсами, украсть конфиденциальную информацию.

Например, в компании, занимающейся проектированием зданий, был обнаружен сотрудник, который сливал информацию конкурентам. Отследить его деятельность было непросто, так как он не пересылал чертежи напрямую через почту или мессенджеры, а копировал к себе на ПК и фотографировал.

При помощи модуля мониторинга файловых систем служба информационной безопасности создала банк данных с особо важной документацией. Система провела сканирование всех рабочих станций в сети и выявила, что эта документация хранится у пользователя, который даже не занимался данным проектом.

Приведенные методы увеличения эффективности труда требует большей самостоятельности от сотрудника, а это в свою очередь усиливает важность мониторинга его деятельности. Грамотное выстраивание отношений между нанимателем и сотрудником может помочь вывести работу компании на новый уровень и повысить прибыль.

Материалы по теме:

Можно ли эффективно работать по 16 часов в сутки во время ICO: опыт Playkey

Как не сгореть на работе: почему неэффективны сотрудники, работающие на износ

Как в Facebook практикуют медитацию для эффективной работы: рассказ дизайнера

Почему календари эффективнее списков дел

Простой способ повысить эффективность сотрудников в офисе

Низы говорят — верхи слышат

В компании не должно быть барьеров общения между руководством и подчинёнными — иначе любая нештатная ситуация, требующая консультации с руководством, затормозит работу. Глава маркетинговой компании YP Дэвид Крэнтц советует отвечать на письма подчиненных в течение 24 часов. Также регулярно нужно выделять время на общение с командой. Согласно данным компании-разработчика ПО для мотивации персонала Officevibe, 4 из 10 работников начинают менее активно работать, если не получают фидбэк.

Назад к содержанию

Устанавливаем крайние сроки

Хотя мы и отмечали выше, что план не должен загонять нас в жесткие рамки, однако крайние сроки все же полезно устанавливать. Если вы вдруг расслабитесь, – а такое может случиться с каждым! – и пробездельничаете пару дней, не беда. Крайние сроки не позволят вам окончательно погубить намеченный план действий.

За несколько дней до критической даты вы опомнитесь, напряжетесь и успешно закончите важное дело. Многие, наверное, замечали за собой способность во время дедлайна добиваться высокой производительности труда. Впрочем, если вы и не помышляли сбавлять темпы работы, знание крайних сроков позволит разумнее распределить силы и время.

Экономия времени

31. Выясните, на что вы тратите время

Проведите эксперимент: попробуйте в течение одной недели записывать абсолютно все, даже самые мелкие дела и количество времени, потраченное на каждое из них. В конце проанализируйте получившийся список.

32. Откажитесь от звонков

Старайтесь меньше разговаривать по телефону. Звонок отнимает больше времени, чем написание и чтение сообщения. Тем более не всем приходит в голову о нём предупредить, а это значит, что вас могут внезапно и совсем не вовремя отвлечь от работы. Если всё-таки нужно сделать важный звонок — запланируйте его и занесите в список дел, чтобы чётко распределить время на остальные задачи.

33. Отключите оповещения

Отключите уведомления приложений, мессенджеров, социальных сетей и почты. Много времени они не отнимают, но сильно отвлекают и могут утянуть вас в путешествие по интернету. Если никак не можете избавиться от соблазна проверять сообщения — оставьте уведомления о них только от важных контактов.

34. Проверяйте почту во второй половине дня

Исключите утреннюю проверку почты, чтобы не отвлекаться от уже запланированных задач и не подстраиваться под чужой распорядок дня. Если вы привыкли отвечать сразу и не можете удержаться от переписки, разговор может растянуться на весь день. Не держите вкладку в браузере открытой, а для быстрого ответа на сообщения используйте шаблоны.

35. Очищайте папку входящих писем

Стремитесь к тому, чтобы среди непрочитанных сообщений оставались только важные. Ненужный спам удаляйте сразу, а для личной почты и интересных подписок заведите отдельный ящик. Так не придётся долго просматривать почту и искать среди всех писем действительно нужные.

36. Научитесь печатать вслепую

При работе за компьютером слепая печать значительно экономит время. Навык можно освоить с помощью онлайн-сервисов ВСЕ10, Klavarog, Stamina. Главное — уделять время этому занятию ежедневно.

37. Используйте горячие клавиши

Горячие клавиши созданы для быстрой работы. Запомните их сочетания, они здорово упрощают пользование компьютером и отдельными программами.

38. Сохраняйте файлы сразу в нужную папку

Скачивая или создавая документ, сразу давайте ему имя и отправляйте в нужную папку. Вам может быть некогда, но в конечном счёте это намного быстрее и проще, чем потом проверять и рассортировывать все загрузки на компьютере или разгребать файлы в облачном хранилище.

39. Не оправдывайтесь

Просто не тратьте на это время. Оправдания непродуктивны, непрофессиональны и раздражают. Лучше стойко признайте свою ошибку и сразу приступайте к её исправлению.

Отвлекаемся по плану

Сколько раз давала себе слово: с самого утра со свежей головой сразу же приступить к работе, а не позволить себе «немножко» почитать новости в Интернете и ответить на электронные письма. Ничего не получается! В итоге тридцать ценных минут рабочего времени испаряются неизвестно куда.

Теперь вот, прошерстив советы всевозможных коучей, решила: до 12-ти часов усердно работаю, а потом уж завариваю кофе и в качестве награды разрешаю себе минут 10-15 побродить в Интернете. Потом опять поработать – и опять побродить… Потому что нельзя весь день держать себя в ежовых рукавицах. Нужно доставлять себе маленькие удовольствия, но в строго определенное время и в разумных количествах. Тогда и дело не будет страдать.

Возможные проблемы

Проблемы, с которыми вы можете столкнуться, и как их решить:

  1. Раздутый штат управленцев. Начальников и «начальничков» много, а ответственность на себя брать никто не хочет. И начинаются всевозможные проволочки: бесконечные совещания, выдумывание заумных инструкций, требование ненужных отчетов и т.д. Решение тут одно — сократить штат управленцев. Возможно, придется полностью заменить административный аппарат. 
  2. Слишком много обслуживающего персонала. Если обслуживающего персонала больше, чем сотрудников, непосредственно участвующих в создании продукта, — вы «кормите» ненужных людей и теряете деньги. Например, совсем необязательно каждому мало-мальски высокому начальнику иметь секретаря, двух замов и личного водителя. Большую часть рабочего времени они заняты «ничем» и сокращение таких работников скажется на общей производительности труда только положительно.
  3. Волокита. Бесконечные «пустые» совещания, горы бумажных документов, противоречащие друг друга поручения — все это отнимает рабочее время. Нужно пересмотреть внутренние управленческие решения, устранить неэффективные, автоматизировать все, что можно.
  4. Плохая организация труда. Руководители не умеют ставить четкие производственные цели и правильно оценивать, сколько времени реально уйдет на их выполнение. Результат: где-то подчиненные не знают, чем себя занять, а где-то — работают на износ. Такие явления нужно отследить и наладить организационные моменты.

Практические советы

Здоровье

47. Живите по расписанию

Не воспринимайте режим дня как строгие рамки, в которые вам нужно себя загнать. Просто установите одно время для отхода ко сну, пробуждения и приёмов пищи. И старайтесь следовать ему каждый день. Вы всегда будете чувствовать себя активным, не страдать от сонливости и внезапных приступов голода, мешающих сосредоточиться.

48. Не используйте алкоголь как способ расслабиться

Откажитесь от спиртного перед сном, даже если вам сложно расслабиться после трудного рабочего дня. Алкоголь действительно может помочь вам заснуть, но уже через несколько часов начнёт действовать негативно — а это чревато частыми пробуждениями под утро, дневной сонливостью и потерей концентрации.

49. Ешьте чаще

Плотный обед перегружает организм: он бросает все силы на переваривание пищи, поэтому становится сложно концентрироваться на выполнении задач. Если после обеда вас клонит в сон, разделите привычную порцию на два приёма пищи.

Вместо тяжёлых блюд включите в диету продукты, которые улучшают внимание и концентрацию: овощи, зелень, жирную рыбу, орехи и горький шоколад. И не налегайте на кофе — в больших количествах он не бодрит, а даёт, скорее, обратный эффект.

50. Занимайтесь спортом

Физические нагрузки не только укрепляют здоровье, но и улучшают внимание, концентрацию и скорость работы мозга. А ещё поднимают самооценку и делают более устойчивым к стрессовым ситуациям. Это огромный плюс к продуктивности, так что делайте хотя бы зарядку.

Повышаем квалификацию

Нужно быть в курсе всего, что происходит в вашей сфере деятельности. Но для этого не нужно все выходные пропадать в библиотеке или не отходить от домашнего компьютера.

Специалисты доказали: если поставить перед собой задачу за месяц прочитывать одну книгу по специальности, то за год таких книг наберется 12! А это достаточно для того, чтобы быть, что называется, в теме: знать, в каком направлении развивается отрасль, какие новые разработки появляются, какие проблемы решаются.

Отслеживайте показатели

Чтобы понимать, как повысить эффективность ваших офисных сотрудников, нужно видеть, какова она сейчас. Иначе как вы поймете, насколько продуктивнее стали ваши менеджеры?

Отслеживать статистику удобно при помощи CRM-системы: сколько новых клиентов привел менеджер, как часто он звонит покупателям, какова сумма его сделок, сколько заявок он обработал, а сколько клиентов упустил.

Доска с отчетами в CRM-системе SalesapCRMДоска с отчетами в CRM-системе SalesapCRM

В SalesapCRM Вы можете ставить цели и планы по количеству звонков и сделок, а также помогать сотруднику, загрузив в программу шаблоны скриптов и чек-листы. CRM можно интегрировать с почтой и телефонией, чтобы ускорить работу и автоматизировать общение с клиентами. Хотите узнать больше? Прочитайте обо всех возможностях для вашего бизнеса на нашем сайте.

Назад к содержанию

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...